Conseil opérationnel · Morges, Suisse
Mieux piloter ce que vous achetez à l'extérieur
Belvara accompagne les équipes de direction et les partenaires financiers qui souhaitent reprendre la main sur leurs achats de prestations externes. Pas de jargon, pas de promesses vagues — un travail de fond sur les processus, les critères et les chiffres.
Belvara travaille avec des organisations de 50 à 500 personnes basées en Suisse romande. Chaque mandat commence par une lecture directe des données disponibles, sans questionnaire préalable.
Qui sommes-nous
Une lecture honnête de vos dépenses externes
Belvara a ouvert ses portes à Morges en 2019. À l'époque, le constat était simple : la plupart des organisations ne disposent d'aucune vue consolidée sur ce qu'elles dépensent en prestataires externes, ni sur la façon dont ces relations sont pilotées au quotidien. Factures éparpillées, mandats sans cahier des charges, comparaisons de tarifs impossibles faute de structure commune.
Nos mandats couvrent trois niveaux : l'analyse ponctuelle d'une catégorie de dépenses, la construction d'un cadre de sélection et de suivi des fournisseurs, et l'accompagnement pluriannuel d'un département qui veut changer sa façon de planifier. Dans les trois cas, le livrable est documenté, éditable et transmissible — il n'est pas lié à notre présence continue.
Trois angles d'intervention
Ce que nous examinons avec vous
Dépenses et catégories
D'où vient l'argent, qui valide quoi, et où les doublons s'accumulent sans que personne ne les remarque vraiment.
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Sélection et pilotage des prestataires
Critères de choix, cahiers des charges reproductibles, méthode de comparaison des tarifs et questions de bilan trimestriel.
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Planification et reporting
Construction du budget annuel, structure de catégories, seuils d'approbation et rythme de reporting mensuel pour les responsables.
En savoir plus →Ce que les organisations gagnent à structurer leurs achats
Quelques observations récurrentes, issues de mandats menés entre Lausanne et Genève depuis 2019.
Lisibilité budgétaire
Quand les dépenses sont regroupées par catégorie et non par fournisseur, les décideurs identifient rapidement les postes qui méritent un examen — et ceux qui n'en ont pas besoin.
Réduction des mandats flottants
Environ un tiers des mandats en cours dans les organisations que nous rencontrons n'ont pas de cahier des charges à jour. Formaliser le briefing réduit les malentendus et les avenants non prévus.
Continuité lors des transitions
Un référentiel documenté et éditable passe d'une responsable à la suivante sans dépendre de la mémoire d'une seule personne. C'est particulièrement utile dans les équipes finances qui connaissent un taux de rotation modéré.
Une revue qui commence par les données réelles
La première séance de travail — deux heures — s'appuie sur les données que vous avez déjà : exports comptables, liste de fournisseurs actifs, quelques factures représentatives. Pas de questionnaire d'entrée.
L'analyse produite à l'issue de cette séance cartographie les dépenses par catégorie, note les zones de duplication et propose trois ajustements concrets, classés par effort et par impact potentiel.
Discuter de votre situation
Un cadre qui reste dans vos mains
Les livrables que nous remettons sont des fichiers que vous pouvez modifier, adapter et transmettre à votre équipe. Grilles de sélection, modèles de briefing, matrices de comparaison — tous sont construits avec des outils courants.
Nous organisons une session de transfert avec l'équipe qui utilisera les outils au quotidien. L'objectif est qu'elle puisse les faire vivre sans assistance externe après les premières semaines.
En savoir davantageCe sur quoi vous pouvez compter
Quelques points concrets sur la façon dont Belvara conduit ses mandats.
Livrables dans les délais convenus
Le calendrier de chaque mandat est fixé par écrit avant le démarrage. Si un délai doit changer, vous en êtes informé sans attendre.
Périmètre clairement défini
Nous précisons en amont ce que le mandat couvre et ce qu'il ne couvre pas, pour éviter les malentendus en cours de route.
Interlocuteur stable
La même personne suit votre dossier du début à la fin. Pas de transfert en cours de mandat vers un autre consultant.
Traitement confidentiel des données
Les données transmises dans le cadre d'un mandat restent strictement confidentielles et ne sont pas partagées avec des tiers.
Notre démarche
Trois principes qui guident chaque mandat
La mesure avant les recommandations
Toute observation s'appuie sur des données vérifiables. Si un chiffre manque, nous le disons plutôt que de l'estimer.
Des outils que vous pouvez faire vôtres
Matrices, modèles et rapports sont remis dans des formats courants — pas dans des systèmes propriétaires qui créent une dépendance.
Clarté sur la durée et le coût
Chaque engagement est budgété à l'avance, avec une description précise de ce qui est inclus. Pas de facturation à la surprise.
Prestations
Ce que Belvara propose
Trois engagements distincts, avec un périmètre, une durée et un tarif définis à l'avance. Chacun peut se tenir seul ou s'enchaîner avec le suivant.
Revue des dépenses externes
Un examen structuré de la façon dont votre département achète des prestations externes : ce qui est acheté, auprès de qui, sur quelle base, comment les factures sont contrôlées et où les doublons apparaissent. Conçu pour les directions des opérations et les partenaires financiers d'organisations de 50 personnes et plus. Livré sous forme d'une séance de travail de deux heures et d'une analyse écrite avec matrice de catégories, trois observations et une liste d'ajustements pratiques.
- 1 séance de travail (2h)
- Analyse écrite avec matrice
- 3 observations + ajustements
Cadre de gestion des prestataires
Construction d'un cadre pour sélectionner, mandater et évaluer les prestataires externes : critères de sélection, modèle de briefing, méthode de comparaison des tarifs, questions de bilan et pack de reporting trimestriel. Construit sur cinq semaines avec trois séances et deux cycles de révision. Adapté aux départements qui gèrent entre trois et vingt relations externes.
- 3 séances + 2 révisions
- Outils de comparaison éditables
- Session de transfert d'équipe
Programme de planification départementale
Un programme de six mois qui dote un département à forte charge documentaire d'une méthode de planification rigoureuse : construction budgétaire annuelle, structure de catégories, méthode de prévision, seuils d'approbation, revue du portefeuille prestataires et rythme de reporting. Pour les organisations de 150 personnes et plus. Comprend les séances mensuelles, le modèle de planification, les matrices et templates éditables, un pack de présentation pour les parties prenantes et un bilan de clôture.
- Séances mensuelles sur 6 mois
- Modèle de planification complet
- Bilan de clôture et recommandations
Comment ça se passe
Du premier contact à la livraison
Échange initial (30 min)
Un appel ou une réunion courte pour comprendre votre contexte, la taille de votre département et la nature des dépenses que vous souhaitez examiner. Aucun document requis à ce stade.
Proposition et périmètre
Nous vous soumettons une proposition écrite précisant le périmètre, le calendrier et le tarif. Si le périmètre ne correspond pas à ce que vous attendez, nous le revoyons ensemble avant signature.
Exécution et transfert
Le mandat se déroule selon le calendrier convenu. À la livraison, une session de passation assure que vos équipes peuvent exploiter les livrables de façon autonome.
Ce que disent les équipes qui ont travaillé avec nous
« La revue des dépenses nous a donné une image que nous n'avions pas. On savait qu'il y avait des redondances, mais pas leur étendue. Le rapport était précis et directement exploitable. »
Marie-Laure D.
Directrice financière, PME industrielle — Lausanne
14 juillet 2026
« Le cadre fournisseur a changé la façon dont notre équipe prépare ses briefings. Cinq semaines, et on avait un outil que tout le monde utilisait vraiment. L'accompagnement au transfert était essentiel. »
Pierre-Antoine R.
Responsable des opérations, association — Genève
3 juillet 2026
« Six mois de programme, c'est un engagement, et on se demandait si ça tiendrait dans notre calendrier. Ça a tenu. Le fait d'avoir un interlocuteur unique du début à la fin change beaucoup de choses. »
Chantal G.
Secrétaire générale, fondation — Vaud
21 juin 2026
Questions fréquentes
Ce que l'on nous demande souvent
À quelle taille d'organisation s'adressent vos prestations ?
La revue des dépenses externes convient aux organisations de 50 personnes et plus. Le cadre fournisseur vise les départements qui gèrent entre trois et vingt prestataires. Le programme de planification est conçu pour des organisations de 150 personnes et plus qui ont un volume significatif de dépenses en prestations documentaires ou professionnelles.
Faut-il préparer des données avant notre premier échange ?
Non. Le premier échange ne nécessite aucun document. Nous utilisons cette réunion pour comprendre votre contexte et définir le périmètre pertinent. Les données (exports comptables, liste de prestataires actifs) interviennent seulement dans la phase de travail, une fois la proposition acceptée.
Vos livrables sont-ils compatibles avec nos outils existants ?
Oui. Tous les livrables sont fournis en formats courants — tableur, traitement de texte, présentation. Nous ne vous imposons aucun outil ou logiciel spécifique. Si votre organisation utilise un environnement particulier, nous l'intégrons autant que possible dans la conception des modèles.
Travaillez-vous en dehors de la région Morges–Lausanne ?
Principalement en Suisse romande, mais certains mandats nous ont amenés à Genève, Fribourg et, ponctuellement, à Berne et Zurich. Pour les organisations situées hors du canton de Vaud, nous organisons les séances en présentiel selon un calendrier groupé pour limiter les déplacements, ou à distance si cela convient mieux à votre organisation.
Comment les données que nous vous transmettons sont-elles traitées ?
Toutes les données partagées dans le cadre d'un mandat sont confidentielles et ne sont pas communiquées à des tiers. Nous précisons les modalités de traitement et de conservation dans la proposition de mandat. Vous pouvez consulter notre politique de confidentialité pour plus de détails.
Contact
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Un message suffit pour commencer. Nous vous répondrons dans un délai de deux jours ouvrables.
Coordonnées
Adresse
Rue Louis-de-Savoie 58
1110 Morges, Suisse
Téléphone
+41 21 802 46 37Horaires
Lun – Ven : 08h30 – 17h30
Samedi et dimanche : fermé
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Notre emplacement
Rue Louis-de-Savoie 58, 1110 Morges — à deux minutes à pied de la gare de Morges.